Att byta e-postplattform innebär mer än att exportera en kontaktlista. Formulär, avregistreringar, segment, automationer och avsändarinställningar behöver fortsätta fungera när utskicken flyttar.
Ett väl förberett byte börjar med vad den nya plattformen ska lösa. Därefter kan du avgöra vad som ska följa med, vad som behöver byggas om och vad som kan avslutas.
Den här checklistan hjälper dig att planera bytet och skilja på det som kan flyttas och det som behöver byggas upp i den nya plattformen. För dig som byter från Klaviyo, Mailchimp eller Rule till Lupper finns en migrationsmodul som gör dataflytten smidig. Den kan flytta kontakter, listor och annan data. Mejlmallar ingår däremot inte i migrationen.
Bestäm varför ni byter
Skriv ner de viktigaste problemen i dagens arbetssätt. Är det mycket manuell listhantering? Saknas relevanta segment? Är det svårt att koppla webbplatsens formulär till rätt automation? Eller betalar ni för funktioner ni inte använder?
Översätt problemen till konkreta krav. Ett krav som ”vi vill ha bättre segmentering” är svårt att testa. ”Vi vill kunna välja kunder som har köpt i kategori A men ännu inte i kategori B” går att demonstrera och kontrollera.
Dela kraven i sådant ni måste ha vid start och sådant som kan komma senare. Det minskar risken att en enskild extrafunktion styr hela valet.
Inventera allt som skickar eller samlar in data
Gå igenom den nuvarande plattformen tillsammans med webbplatsen och andra anslutna system. Dokumentera både vad som finns och varför det används.
- Kontaktlistor, kundidentifierare och egna fält.
- Samtyckesuppgifter, avregistreringar och spärrade adresser.
- Aktiva segment och deras regler.
- Nyhetsbrevsmallar, bilder och landningssidor.
- Automationer, startvillkor, väntetider och stoppvillkor.
- Formulär, popups och preferensval.
- Avsändardomäner, svar-adresser och autentisering.
- Integrationer, dataflöden och rapporter.
Ta även reda på var nödvändig order- och serviceinformation skickas. Den behöver bedömas separat så att ett byte av marknadsföringsverktyg inte stör kundens orderbesked.
Flytta kontaktstatus, inte bara e-postadresser
En kontaktimport ska kunna skilja på personer som får marknadsföring och personer som inte får det. En avregistrering får inte försvinna därför att den nya plattformen använder andra listor eller fältnamn.
Dokumentera hur varje status i det gamla systemet ska representeras i det nya. Ta ställning till globala avregistreringar, avregistrering från en viss utskickstyp, blockerade adresser och adresser som har studsat permanent.
Om samtycke används behöver underlaget följa med i lämplig form, exempelvis vad personen godkände och varifrån uppgiften kommer. Importera inte alla historiska kontakter som aktiva prenumeranter av bekvämlighet.
Behörighet att behandla kunduppgifter och rätt att skicka ett visst marknadsföringsmejl är inte samma fråga. Marknadsföringslagen innehåller särskilda regler om elektronisk post i 19 och 20 §§.
Ta med det ni behöver och se över resten
Ett plattformsbyte behöver inte innebära att ni börjar från noll. Byter ni från Klaviyo, Mailchimp eller Rule kan Luppers migrationsmodul smidigt flytta över kontakter, listor och annan data.
Börja med att välja vilka uppgifter, utskick och flöden som är viktigast att behålla. Passa samtidigt på att rensa bort sådant ni inte längre använder.
Mejlmallar ingår inte i migrationen och behöver byggas upp i Lupper. Texter och bilder som fortfarande är relevanta kan ni återanvända. Se också över era automationer och vad som behöver anpassas inför starten.
Kontrollera slutligen att kontakterna har kommit med och att avregistrerade mottagare fortfarande är undantagna från utskick. Testa de viktigaste flödena innan ni börjar skicka.
Förbered avsändaren före första utskicket
Kontrollera leverantörens aktuella instruktioner för avsändardomän och autentisering. Säkerställ att den som hanterar domänen kan genomföra och verifiera ändringarna.
Googles avsändarriktlinjer beskriver krav för mejl till privata Gmail-konton. Kraven varierar med utskicksvolym och omfattar bland annat autentisering och avregistrering.
Ett leverantörsbyte innebär inte alltid samma behov av upptrappning. Gör en plan utifrån domänhistorik, sändningsinfrastruktur, volym och den nya leverantörens vägledning. Undvik att samtidigt byta allt och skicka till hela den äldsta delen av listan.
Testa en hel kundresa
Ett testmejl visar inte att hela lösningen fungerar. Skapa testprofiler som representerar olika situationer och följ dem genom flödet.
En ny prenumerant ska hamna i rätt urval. En avregistrerad kontakt ska inte få marknadsföring. Ett nytt köp ska påverka relevanta segment och stoppa ett olämpligt säljmejl.
Testa också vad som händer när uppgifter saknas. Ett mejl ska fortfarande vara begripligt om förnamn eller produktintresse inte finns.
Kontrollera formulär, mobilvisning, knappar, svar-adress och avregistrering. Om ett preferensval ändras ska det påverka nästa relevanta utskick.
Gör övergången kontrollerad
Bestäm vilket system som ansvarar för varje flöde under övergången. Två aktiva välkomstserier kan annars skicka dubbelt till samma person.
Gör en första import och planera sedan hur ändringar fram till själva bytet ska hanteras. Nya prenumeranter, avregistreringar och köp får inte hamna mellan systemen.
Ha en tydlig ansvarig för startbeslutet. Dokumentera vilka kontroller som måste vara klara och vad ni gör om ett viktigt dataflöde inte fungerar.
Att återgå är inte alltid att slå på allt i det gamla verktyget igen. Nya statusändringar måste följa med även då.
Jämför resultat med samma mått
Öppningsgrad, klickfrekvens och tillskriven intäkt kan beräknas olika mellan plattformar. Dokumentera definitionerna innan ni jämför en rapport före och efter flytten.
Följ även operativa mått: hur lång tid det tar att bygga ett urval, hur många manuella steg som behövs och om kunddata används i de planerade flödena.
Ett bra byte ska göra det lättare att genomföra det ni faktiskt vill göra, inte bara ge en ny rapportvy.
Byta från Klaviyo, Mailchimp eller Rule till Lupper
Lupper kombinerar kunddata, segmentering, e-post och automationer med beteendestyrda popups och preferenscenter. Det är relevant att utvärdera när ni vill samla fler delar av arbetet i samma plattform.
Lupper har en migrationsmodul för kunder som använder Klaviyo, Mailchimp eller Rule. Med den kan ni smidigt flytta över kontakter, listor och annan data till Lupper. Det förenklar dataflytten och gör det lättare att komma igång i den nya plattformen.
Mejlmallar följer inte med genom migrationsmodulen och behöver byggas upp i Lupper. Gå också igenom vilka övriga uppgifter ni vill ta med, så att omfattningen är tydlig före bytet. Kontrollera automationer och integrationer separat utifrån era behov.
Stöd för fler plattformar är planerat. Använder ni ett annat verktyg är ni välkomna att kontakta Lupper för att gå igenom möjligheterna och vilket stöd som finns när ni ska byta.
Läs om e-post i Lupper och använd er kravlista som underlag för en genomgång.
Vanliga frågor om att byta e-postplattform
Kan vi flytta alla automationer automatiskt?
Luppers migrationsmodul kan flytta kontakter, listor och annan data från Klaviyo, Mailchimp och Rule. Det innebär inte att hela automationsflöden följer med. Gå igenom startvillkor, väntetider och stoppvillkor separat. Mejlmallar ingår inte i migrationen och behöver byggas upp i Lupper.
Ska vi behålla den gamla plattformen under övergången?
Det kan behövas för åtkomst till historik och kontroll av flytten. Bestäm vilka flöden som får vara aktiva och undvik dubbla utskick.
Hur lång tid tar ett byte?
Migrationsmodulen gör dataflytten från Klaviyo, Mailchimp och Rule smidig. Tiden för hela bytet beror också på datamängd, integrationer och hur många mejlmallar och flöden som behöver byggas upp. En genomgång av era behov ger ett bättre underlag än ett generellt tidslöfte.
Vad är viktigast att kontrollera?
Att rätt personer får rätt utskick och att de som har avregistrerat sig fortfarande är undantagna. Därefter behöver data, länkar och automationer fungera genom hela resan.